1. チャットで探し物をしない働き方

日々の仕事で「あれ、どこにあったっけ？」と資料や情報を探すこと、ありませんか？社内のドキュメント、マニュアル、システムの情報などはあちこちに点在していて、見つけるだけでも時間がかかってしまいますよね。

そんな中で注目されているのが、ChatGPTのようなAIチャットの活用です。「先週のリリースで変更された設定ファイルってどれ？」「最新の顧客一覧、見せて」などと話しかけるだけで、関連情報を見つけてくれるようになると、業務はぐっとスムーズになります。検索や確認作業の手間が減れば、その分、集中すべき業務にしっかり時間が使えるようになります。

2. システムとチャットをつないでみると

社内には、タスク管理、勤怠システム、ファイル共有、データベースなど、さまざまなツールやシステムがあります。それぞれが独立して動いていると、情報の行き来が大変だったり、確認に時間がかかったりすることも。

そこで、これらのシステムとチャットツールを連携させると、「全部チャットからできる」状態がつくれます。
たとえば「今月のリリース予定は？」「このチケットの進捗どうなってる？」と聞くだけで、チャットが裏側のシステムから情報を取ってきて答えてくれる。まるで“社内用スマートアシスタント”ですね。

チャットを起点にして、申請・承認のやり取りや、定例レポートの確認まで済ませられるようになると、業務全体が軽やかに回っていきます。

3. チャット活用のちょっとしたコツ

AIチャットや連携システムを使いこなすには、いくつかのコツがあります。

まずは「具体的に聞くこと」。たとえば「仕様書ある？」よりも「○○機能の最新仕様書を教えて」と伝えた方が、ほしい情報に早くたどり着けます。

次に「やり取りを記録すること」。チャットは便利ですが、あとから「言った・言わない」にならないよう、やり取りはしっかり残しておきましょう。自動ログ保存の仕組みを入れると安心です。

それから「ちょっとした作業はボットに任せること」。定時のリマインドや、エラー通知などは、チャットボットに任せると抜け漏れを防げます。

最後に「権限の管理を忘れないこと」。情報の中には社外秘や個人情報も含まれるので、見る人・操作する人の制限はきちんと設定しておきましょう。

4. 気をつけたいポイントもある

とても便利なチャット連携ですが、なんでもチャットで済ませるのは危険です。大事な判断や決定は、しっかりとドキュメントに残すべきですし、チャットの中で重要な合意を取る場合も、確認や承認のステップをきちんと設けることが大切です。

また、AIチャットは万能ではありません。間違った情報を返すこともあるので、「そのまま信用しすぎない」ことも重要です。最終的な確認は人の目で行いましょう

ChatGPTをはじめとするチャット型AIと社内システムの連携は、日々の業務をぐっと効率的にしてくれます。チャットを“業務の入り口”にすることで、あちこちのシステムを回らなくても仕事が進むようになります。
ただし、正しく安全に使うためのルールや工夫も必要です。うまく取り入れることで、チームの働き方がよりスマートに変わっていくはずです。

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